Vysvětlivky:

"administrátor“ – poskytovatel služeb, MA projekt, spol. s r.o.,
„zadavatel“ – objednatel,
"T" - časový průběh daného bodu.

I. etapa:

1. Podpis Příkazní smlouvy, úvodní setkání zástupců administrátora a zadavatele v místě sídla zadavatele, stanovení kontaktních odpovědných osob na obou stranách, stanovení harmonogramu realizace zadávacího řízení, způsobu průběhu zadávacího řízení a předběžných termínů postupu průběhu zadávání zakázky s ohledem na potřeby zadavatele, předání informací a dokumentů k  veřejné zakázce, kontroly dodržování povinností finanční kontroly (zásada efektivnosti, účelnosti, hospodárnosti), případně dalších souvisejících dokumentů. Stanovení kvalifikačních podmínek, hodnotících kritérií, termínů dle zákona o veřejných zakázkách a stanovení dalších náležitostí zadávací dokumentace dle potřeb zadavatele a na základě doporučení administrátora. Doporučení nejvhodnější formy realizace veřejné zakázky (např. rozdělení zakázky na části a pod).

T: do 5 kalendářních dnů od výzvy zadavatele.

2. Příprava textu Oznámení předběžných informací a jeho uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek, Oznámení o veřejné zakázce, zadávací dokumentace, vč. příloh (krycí list, předlohové čestné prohlášení dodavatele, předlohová referenční listina a dalších., mimo smlouvy). Konzultace se zadavatelem formou e-mailů a telefonickou cestou.

T: do 10 kalendářních dnů od převzetí vstupních podkladů, do této doby se nezapočítává doba připomínkového řízení na straně zadavatele (cca 5 dnů), zveřejnění Oznámení předběžných informací – do 2 dnů

3. Osobní konzultace nad zněním připravených dokumentů v místě sídla zadavatele. Po schválení, příp. dílčím schválení textu znění dokumentů, příprava smlouvy mezi zadavatelem a budoucím dodavatelem předmětu realizované veřejné zakázky.

T: termín konzultace bude stanoven dle časových možností zadavatele

4. Předání textu znění smlouvy s budoucím dodavatelem ke schválení zadavatelem, finální znění k elektronickému podpisu Oznámení o veřejné zakázce a zadávací dokumentace včetně příloh. Konzultace e-mailovou a telefonickou formou.

T: do 5 pracovních dnů od předchozí osobní konzultace (mimo doby připomínkového řízení na straně zadavatele).

5. Odeslání Oznámení do Informačního systému veřejných zakázek - nadlimitní zakázka (nejdříve po uplynutí 30 denní lhůty od zveřejnění Oznámení předběžných informací), zveřejnění na profilu zadavatele a zajištění zveřejnění dalšími zvolenými způsoby.

T: do druhého pracovního dne od obdržení podepsaného Oznámení o veřejné zakázce.

II. etapa:

1. Jmenování komise pro otevírání obálek, Komise pro posouzení kvalifikace, Komise pro hodnocení nabídek, pozvánka komisařů k jednání komisí, příprava programu jednání včetně kontrolního listu ke kontrole zákonných náležitostí nabídek, hodnotící tabulky ke stanovení pořadí uchazečů a dalších dokumentů dle potřeb konkrétního zadávacího řízení. Příprava předávacího protokolu k převzetí nabídek, prezenčních listin k zasedání jednotlivých komisí, prohlášení o nepodjatosti a prohlášení o mlčenlivosti komisařů komisí, prezenční listiny dalších osob stanovených zadavatelem, prezenční listiny zástupců uchazečů přítomných při otevírání obálek s nabídkami.

T: nejméně 7 dní před stanoveným prvním termínem otevírání obálek

2. Příjem žádostí o dodatečné informace od uchazečů, zpracování textu odpovědí v souladu se zákonem, zadávacími podmínkami a dalšími závaznými dokumenty, schválení textu znění odpovědí zadavatelem a rozeslání všem registrovaným dodavatelům.

T: do 4 pracovních dnů od obdržení žádosti o dodatečné informace

3. Příprava pro příjem nabídek (seznam nabídek + protokoly o převzetí nabídek), příjem nabídek (v případě, že bude umožněno podávat nabídky i na adresu sídla administrátora – dle další dohody)
Organizace prohlídkového dne nebo informační schůzky se zástupci dodavatelů.

T: průběžně

III. etapa:

1. Metodické vedení průběhu jednání komise pro otevírání obálek, kontrola obsahu nabídek, zpracování a rozesílání případných žádostí o vysvětlení nabídek, zpracování a odeslání oznámení o vyloučení nabídky a vyřazení uchazeče z veřejné zakázky. Předpokládaný počet jednání komise pro otevírání obálek je jedno zasedání. Zpracování protokolu z jednání komise pro otevírání obálek.

2. Metodické vedení průběhu jednání komise pro posouzení kvalifikace a hodnocení nabídek, výběr nejvhodnější nabídky. Předpokládaný počet jednání hodnotící komise jsou dvě zasedání. Zpracování protokolu z jednání obou komisí.

3. Vypracování a rozeslání oznámení jednotlivým uchazečům o výběru nejvhodnějšího dodavatele, schválení textu a formy oznámení o výběru zadavatelem.  Vypracování a rozeslání oznámení o vyloučení (dojde-li k vyřazení nabídky).

4. Zpracování námitek, vypracování stanoviska zadavatele k podaným námitkám, vypracování příslušné korespondence a stanovení dalšího postupu výběru dodavatelů, pokud dojde k přijetí námitky.

T: do 3 pracovních dnů od posledního zasedání hodnotící komise a rozhodnutí zadavatele o výběru dodavatele, do 5 pracovních dnů rozeslání korespondence uchazečům.

IV. etapa:

1. Zpracování Zprávy o hodnocení nabídek, kontrola běhu lhůty stanovené pro podání námitek, kontrola lhůty stanovené pro podpis smlouvy s vybraným dodavatelem, kontrola dokladů v rámci součinnosti dodavatele před podpisem smlouvy. Výzva dodavatele k součinnosti před podpisem smlouvy.

2. Finální kontrola a úpravy smlouvy s dodavatelem v souladu s podanou nabídkou, asistence při uzavírání smluvního vztahu s vybraným dodavatelem/dodavateli.

3. Ukončení zadávacího řízení, příprava a předání veškeré dokumentace do archivu zadavatele.

4. Vypracování a zveřejnění Písemné zprávy zadavatele.

V. etapa:

Pokud případně dojde k řízení před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže, administrátor se bude průběžně podílet na veškeré administraci takového postupu, doporučovat zadavateli vhodný postup a zpracovávat písemné výstupy včetně zajištění osobní účasti při jednání před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže.

Pozn. Dodavatel dosud žádné administrované zadávací řízení nemusel obhajovat před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže. Tuto činnost poskytuje externě v rámci svých právních služeb.

V průběhu zadávacího řízení je zadavatel oprávněn se v kterékoliv jeho fázi obrátit na administrátora s jakýmkoliv dotazem ohledně problematiky veřejných zakázek, nejen v rámci konkrétního zadávacího řízení, ale v rámci celé organizace zadavatele. Administrátor poskytne závazné právní poradenství z oblasti práva veřejných zakázek, na vyžádání také v písemné formě. Předpokládaná forma konzultací je především osobní, dále písemná, telefonická nebo formou elektronické komunikace (e-mail).